Privacybeleid

1. Wie wij zijn

AlwaysBooked V.O.F. maakt korte video's voor ondernemers en publiceert die op hun kanalen op sociale media, zoals TikTok, Instagram, YouTube en LinkedIn. Daarvoor gebruiken wij ons eigen platform, AlwaysBooked Publishing.

Deze privacyverklaring geldt voor onze dienstverlening, voor onze website alwaysbooked.nl en voor het platform AlwaysBooked Publishing op publishing.alwaysbooked.nl. Op beide websites staat dezelfde tekst. Je leest hier welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt.

• AlwaysBooked V.O.F., Sportlaan 5, 3233 AW Oostvoorne, Nederland
• KvK 99139669, btw NL868821287B01
• Vragen over privacy: privacy@alwaysbooked.nl
• Algemene vragen: support@alwaysbooked.nl of +31 6 8006 1966

2. Voor wie deze verklaring geldt

Deze privacyverklaring gaat over persoonsgegevens van:

• bezoekers van onze website alwaysbooked.nl;
• mensen die contact met ons opnemen of een afspraak met ons maken;
• contactpersonen van onze klanten en van bedrijven die wij benaderen;
• gebruikers van ons platform AlwaysBooked Publishing, en eigenaren van accounts op sociale media die aan het platform zijn gekoppeld;
• mensen die te zien of te horen zijn in de video's die wij maken;
• freelancers en leveranciers met wie wij samenwerken.

3. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Voor een deel van de gegevens bepalen wij zelf waarom en hoe wij ze verwerken. Dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Dat is bijvoorbeeld zo bij onze eigen administratie, bij contact met ons, bij onze website en bij het tonen van video's in ons portfolio.

Maken en publiceren wij video's voor een klant, dan doen wij dat in opdracht van die klant. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. Wie bijvoorbeeld als medewerker of klant van een van onze opdrachtgevers in een video staat, kan voor vragen over die video in eerste instantie terecht bij die opdrachtgever. Wij helpen daar graag bij. Onze afspraken met klanten hierover staan in onze verwerkersovereenkomst.

Wat wij doen met gegevens die via een gekoppeld account op sociale media binnenkomen, lees je in onderdeel 6.

4. Welke gegevens wij verwerken en waarom

Wij verwerken alleen de gegevens die wij voor het betreffende doel nodig hebben. In het overzicht hieronder staat per doel welke gegevens dat zijn, op welke grondslag uit de AVG wij dat doen en hoe lang wij ze bewaren.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en verwerken geen burgerservicenummers. Wij slaan geen creditcardgegevens op.

5. Als je in een van onze video's staat

Beeld en stem van iemand die herkenbaar in een video staat, zijn persoonsgegevens. Daarom gaan wij daar zorgvuldig mee om.

• Wij filmen alleen mensen die daarvoor toestemming hebben gegeven. Zet een klant zijn eigen medewerkers, klanten of leden in, dan vraagt die klant hun toestemming. Wij stellen daarvoor een toestemmingsformulier beschikbaar.
• Voor iemand jonger dan zestien jaar is toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger nodig.
• Mensen die toevallig in beeld komen, zoals voorbijgangers, proberen wij niet herkenbaar in beeld te brengen.
• Je kunt je toestemming altijd intrekken. Wij halen de video dan binnen redelijke termijn weg van de kanalen waarop wij hem hebben geplaatst en uit ons portfolio, en gebruiken het materiaal niet meer in nieuwe video's.

Wil je een video laten verwijderen of heb je een vraag over een opname, mail dan naar privacy@alwaysbooked.nl. Staat de video op het kanaal van een van onze klanten, dan stemmen wij je verzoek met die klant af.

6. AlwaysBooked Publishing en gekoppelde accounts

Met AlwaysBooked Publishing publiceren en plannen wij video's op de kanalen van onze klanten, laten wij bijschriften opstellen en zien wij terug hoe de video's het doen. Het platform werkt met YouTube, Facebook, Instagram, Threads, TikTok en LinkedIn, en met Pinterest, Snapchat en Reddit voor zover die koppeling voor een klant actief is.

De eigenaar van een account koppelt dat account zelf, via het officiële toestemmingsscherm van het platform. Daarin staat precies waar wij toegang toe vragen. Een koppeling kan op elk moment weer worden verbroken. Wij gebruiken alleen de officiële koppelingen (API's) van de platforms.

Wat wij ophalen, waarvoor en hoe lang

Wat wij er niet mee doen

• Wij verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties of om profielen op te bouwen.
• Wij trainen er geen modellen voor kunstmatige intelligentie mee.
• Wij halen geen gegevens op van andere mensen dan de eigenaar van het gekoppelde account, en tonen of bewaren geen gegevens van kanalen die niet aan ons zijn gekoppeld.
• Wij delen deze gegevens alleen met de partijen die in onderdeel 8 staan, en alleen om de dienst te kunnen leveren.

YouTube API Services

AlwaysBooked Publishing gebruikt de YouTube API Services. Door de YouTube-koppeling te gebruiken ga je akkoord met de YouTube Terms of Service. Voor de verwerking van gegevens door Google geldt het Google Privacy Policy.

Wij vragen toestemming voor:

• youtube.upload: om video's te uploaden en te publiceren op het kanaal dat is gekoppeld;
• youtube.readonly: om te bevestigen welk kanaal gekoppeld is en om de statistieken van de eigen video's op te halen, zoals weergaven, likes en reacties.

Alle YouTube-gegevens die wij opslaan, worden elke dag opnieuw opgehaald. Wat niet meer wordt opgehaald, wordt verwijderd. Concreet:

• Elke nacht halen wij de gegevens van het gekoppelde kanaal opnieuw op en overschrijven wij wat wij hadden. Er staat dus nooit iets in ons systeem dat ouder is dan één dag.
• Elke dag stellen wij vast dat wij nog steeds toegang hebben tot het kanaal. Dat is vaker dan de dertig dagen die de YouTube API Services Developer Policies voorschrijven.
• Kunnen wij die toestemming niet meer vaststellen, of wordt hij ingetrokken, dan verwijderen wij alle YouTube-gegevens van dat kanaal: statistieken, titels, omslagbeelden en de tokens.
• Gegevens die om welke reden dan ook dertig dagen niet zijn ververst, worden automatisch verwijderd. Hetzelfde geldt voor video's die dertig dagen niet meer op YouTube staan.

Je kunt de toegang van AlwaysBooked Publishing tot je Google-account op elk moment intrekken via myaccount.google.com/permissions. In het platform kan het ook: onder Instellingen, Gekoppelde accounts, met de knop Ontkoppel. In beide gevallen trekken wij de toestemming bij Google in en verwijderen wij de tokens en alle opgeslagen YouTube-gegevens van dat kanaal.

Limited Use. AlwaysBooked Publishing's use of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Meta: Facebook, Instagram en Threads

Voor Facebook, Instagram en Threads gebruiken wij de officiële API's van Meta, alleen met toestemming van de accounteigenaar, om te publiceren en statistieken op te halen. Voor de verwerking door Meta geldt het privacybeleid van Meta. De koppeling intrekken kan in de instellingen van je Meta-account, onder apps en websites, of in het platform onder Instellingen, Gekoppelde accounts. Hoe je gegevens laat verwijderen, staat op onze pagina data verwijderen.

TikTok

Voor TikTok gebruiken wij de officiële TikTok Content Posting API en de API's voor accountgegevens en statistieken, alleen met toestemming van de accounteigenaar, om video's te publiceren en basisgegevens en statistieken op te halen. Ons gebruik voldoet aan de TikTok Terms of Service en het TikTok Privacy Policy. Intrekken kan in de TikTok-app onder Instellingen en privacy, Beveiliging en machtigingen, Apps en websites, of in het platform onder Instellingen, Gekoppelde accounts.

LinkedIn

Voor LinkedIn gebruiken wij de officiële API van LinkedIn, alleen met toestemming van de accounteigenaar, om berichten te plaatsen op een persoonlijk profiel of een bedrijfspagina en om basisgegevens en statistieken op te halen. Voor de verwerking door LinkedIn geldt het LinkedIn Privacy Policy. Intrekken kan in je LinkedIn-instellingen onder Gegevensprivacy, of in het platform onder Instellingen, Gekoppelde accounts.

Pinterest, Snapchat en Reddit

Is voor een klant een koppeling met Pinterest, Snapchat of Reddit actief, dan gebruiken wij ook daar alleen de officiële API, met toestemming van de accounteigenaar, om te publiceren en statistieken op te halen. Daarvoor gelden dezelfde afspraken en termijnen als hierboven. Intrekken kan in de instellingen van dat platform of in ons platform onder Instellingen, Gekoppelde accounts.

Koppeling verbreken en gegevens laten verwijderen

Verbreek je een koppeling, dan verwijderen wij direct de toegangstokens en de kanaalgegevens, en halen wij via die koppeling niets meer op. Van YouTube verwijderen wij binnen een dag ook alle statistieken, titels en omslagbeelden. Van de andere platforms bewaren wij de statistieken van al gepubliceerde video's voor de rapportages, tot uiterlijk 90 dagen na het einde van de samenwerking.

Wil je dat wij eerder alle gegevens verwijderen die via een gekoppeld account zijn binnengekomen, mail dan naar privacy@alwaysbooked.nl of volg de stappen op alwaysbooked.nl/data-verwijderen. Wordt een account in het platform verwijderd, dan verwijderen wij alles wat aan dat account hangt, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.

7. Cookies en opslag op je apparaat

Op onze website

Onze website gebruikt Google Analytics 4 om bezoeken te tellen, maar alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Advertentiefuncties en Google signals staan uit, en wij delen de gegevens niet voor reclame. Je kunt je keuze altijd wijzigen via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Meer hierover staat in onze cookieverklaring.

Op het platform AlwaysBooked Publishing

Het platform zet alleen cookies die nodig zijn om het te laten werken. Er zitten geen advertentiecookies, trackingcookies of analysepakketten van derden in, en wij volgen je niet over andere websites.

Je kunt deze cookies verwijderen via de instellingen van je browser, maar dan word je uitgelogd. Video's die je in het dashboard bekijkt, worden via onze eigen server geladen, zodat het platform waar ze vandaan komen je daarbij niet volgt.

8. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en alleen voor zover dat nodig is. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, hebben wij afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. Het gaat om de volgende categorieën:

9. Gegevens buiten Europa

Wij bewaren gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). De database en bestanden van ons platform staan in de Europese Unie, in Ierland. Sommige van de partijen hierboven zijn gevestigd in de Verenigde Staten of verwerken daar gegevens, zoals OpenAI, Google, Netlify, Apple en Dropbox.

Wij geven gegevens alleen door naar een land buiten de EER als daarvoor een passende waarborg geldt, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

10. Kunstmatige intelligentie

Wij gebruiken software van OpenAI om gesproken tekst uit te schrijven, om scripts en bijschriften op te stellen en om patronen te zoeken in de titels van video's die het goed of slecht deden. Wij sturen daarbij niet meer mee dan nodig is. Voor dat laatste zijn dat alleen de titels van de video's, zonder namen van personen of gegevens van het account. OpenAI gebruikt wat wij via de API aanleveren niet om zijn modellen te trainen.

Alles wat zo tot stand komt, wordt door ons nagelopen en door de klant goedgekeurd voordat het wordt gepubliceerd. Wij nemen geen besluiten over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.

11. Beveiliging

Wij beveiligen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Zo zijn alle verbindingen met ons platform versleuteld, staan toegangstokens versleuteld opgeslagen en zijn ze alleen vanaf de server te benaderen, ziet een klant in het platform uitsluitend zijn eigen gegevens, ziet een medewerker alleen de klanten die aan hem zijn toegewezen en wordt die afscherming elke dag automatisch gecontroleerd. Wij gebruiken tweestapsverificatie waar dat kan en onze laptops hebben versleutelde schijven. Wie bij ons toegang heeft tot persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht.

Denk je dat er iets mis is met de beveiliging van je gegevens, of heb je een aanwijzing voor misbruik, meld dat dan direct via privacy@alwaysbooked.nl.

12. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten:

• inzage in de gegevens die wij van je hebben;
• correctie van gegevens die niet kloppen;
• verwijdering van je gegevens, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van je gegevens aan jezelf of aan een andere partij;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen gebruik voor acquisitie kun je altijd bezwaar maken; wij stoppen daar dan direct mee;
• intrekken van een eerder gegeven toestemming. Dat geldt voor de toekomst en doet niets af aan wat daarvoor rechtmatig is gebeurd.

Stuur je verzoek naar privacy@alwaysbooked.nl. Wij reageren binnen een maand. Soms vragen wij je om aan te tonen wie je bent. Stuur daarvoor nooit een kopie van je paspoort of identiteitskaart zonder dat wij erom vragen, en maak op een kopie altijd je pasfoto en burgerservicenummer onleesbaar.

13. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Komen wij er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen

Wij passen deze privacyverklaring aan als onze werkwijze verandert. De actuele versie staat altijd op alwaysbooked.nl/privacybeleid en op publishing.alwaysbooked.nl/privacybeleid. Bij een belangrijke wijziging informeren wij klanten en gebruikers van het platform vooraf per e-mail.